Exclusão do Simples Nacional: Principais Motivos e Como Evitar Esse Problema

Introdução

Gerenciar uma empresa no Brasil é uma tarefa permeada por exigências legais e obrigações fiscais que, por vezes, podem se tornar verdadeiros entraves para o crescimento dos negócios. O Simples Nacional, um dos regimes tributários mais adotados por micro e pequenas empresas, foi criado para desburocratizar e simplificar a tributação. Todavia, a permanência nele depende do cumprimento criterioso de uma série de requisitos. O descumprimento dessas regras pode levar à exclusão do Simples Nacional, trazendo consequências indesejadas, como aumento da carga tributária e dificuldades para a regularização da situação fiscal. Neste artigo, exploraremos os principais motivos que levam à exclusão do Simples Nacional, os impactos negativos para o empreendimento e, principalmente, as práticas que ajudam a evitar esse problema. Contaremos com a experiência da Zurich Contábil, especialista em simplificar a contabilidade para empresas, para ilustrar soluções e estratégias preventivas eficazes.

O que é o Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado e favorecido criado especialmente para Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). Sua principal função é simplificar o pagamento de impostos federais, estaduais e municipais, reunindo-os em uma única guia mensal, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Destina-se a empresas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões e possui tabelas progressivas de tributação, que variam conforme o faturamento e o tipo de atividade da empresa.

Além da simplificação tributária, o Simples Nacional proporciona redução da carga de impostos em relação a outros regimes (Lucro Presumido e Lucro Real) e possibilita maior competitividade para os negócios de menor porte. Entretanto, para usufruir dessas vantagens, as empresas precisam atender a uma série de pré-requisitos e obrigações, cuja inobservância pode resultar em exclusão do Simples Nacional.

Principais Motivos para Exclusão do Simples Nacional

Para permanecer no Simples Nacional, é indispensável a observância rigorosa das normas estabelecidas pela legislação. A seguir, detalhamos os motivos mais comuns que levam uma empresa a perder o direito de permanecer nesse regime tributário:

• Ultrapassagem do limite de receita bruta anual: O faturamento acima do teto de R$ 4,8 milhões em 12 meses, mesmo que por um curto período, constitui hipótese automática de exclusão do Simples Nacional. Importante ressaltar que, ao exceder o limite em mais de 20%, a exclusão do Simples Nacional retroage ao início do ano-calendário.
• Débitos tributários em aberto: A inadimplência de tributos federais, estaduais ou municipais, inclusive do próprio DAS, pode acarretar exclusão do Simples Nacional. O simples fato de possuir débitos já configura incidência do risco, ainda que não seja ajuizado.
• Exercício de atividade vedada: Empresas que desenvolvem atividades não permitidas pelo Simples Nacional, como fabricação de bebidas alcoólicas, armamentos e atividades financeiras, estão sujeitas à exclusão do Simples Nacional.
• Incompatibilidade societária: Participação de sócios estrangeiros, pessoas jurídicas ou empresas com participação cruzada em sociedades não autorizadas pode resultar em desenquadramento e exclusão do Simples Nacional.
• Erros ou omissões cadastrais: Dados imprecisos no CNPJ, como endereço desatualizado, informações incorretas ou omissão de alterações importantes, são motivos que também levam à exclusão do Simples Nacional.
• Fraudes e irregularidades fiscais: Qualquer tentativa de omitir receitas, escriturar despesas fictícias ou fraudar provas documentais resulta em exclusão do Simples Nacional imediata e, ainda, a imposição de penalidades.
• Desrespeito ao prazo de comunicação obrigatória: A empresa é obrigada a comunicar voluntariamente à Receita, até o último dia do mês seguinte à ocorrência do fato que embase o desenquadramento. Não comunicar pode, inclusive, ampliar as multas e sanções relacionadas à exclusão do Simples Nacional.

Os principais entes responsáveis pela verificação destas irregularidades são a Receita Federal, os estados e municípios, de acordo com a competência de cada tributo.

Consequências da Exclusão no Dia a Dia Empresarial

Ser excluído do Simples Nacional é uma situação impactante, capaz de alterar todo o planejamento da empresa. O regime oferece vantagens essenciais para a saúde financeira do empreendedor, e sua perda implica sérias consequências:

• Aumento considerável da carga tributária: Ao ser desenquadrada, a empresa é obrigada a optar pelo Lucro Presumido ou Lucro Real, regimes que, em geral, resultam em alíquotas superiores e mais obrigações acessórias.
• Obrigações burocráticas mais complexas: O Simples Nacional unifica vários impostos e declarações, e sua saída multiplica a burocracia, exigindo mais tempo e conhecimento técnico para manter a regularidade.
• Restrição à obtenção de certidões negativas: Com débitos, a empresa terá dificuldades para emitir documentos essenciais em processos licitatórios, solicitações de crédito ou renovação de contratos.
• Dificuldade para reingressar no regime: Após a exclusão do Simples Nacional, a empresa pode ficar impedida de retornar ao Simples Nacional por até três anos, dependendo da motivação.
• Impacto na competitividade: O aumento de custos tributários pode inviabilizar preços e condições comerciais mais atrativas, afetando a capacidade de competir no mercado.

Tais fatores fazem com que a exclusão do Simples Nacional seja um problema não apenas fiscal, mas de sobrevivência e estratégia empresarial.

Como Evitar a Exclusão do Simples Nacional

A melhor abordagem para evitar a exclusão do Simples Nacional é atuar preventivamente em todas as frentes de gestão empresarial. Algumas orientações fundamentais para garantir o enquadramento incluem:

1. Gestão rigorosa do faturamento
   Monitorar constantemente o volume de receitas é indispensável. Utilize sistemas de controle financeiro para evitar ultrapassar o teto permitido, e considere receber orientação contábil para prever avanços repentinos.
2. Regularização de débitos e tributos em dia
   Realize periodicamente consultas na Receita Federal e outros órgãos para identificar possíveis pendências fiscais. Caso haja débitos, aproveite opções de parcelamento e mantenha todos os impostos e taxas devidamente pagos.
3. Atualização cadastral
   Mantenha o CNPJ e todos os registros atualizados junto aos órgãos competentes. Alterações de endereço, atividade ou quadro societário devem ser informadas prontamente.
4. Análise cuidadosa das atividades exercidas
   Antes de adicionar ou modificar atividades empresariais, verifique se fazem parte da lista permitida pelo Simples Nacional. Desatenção nesse aspecto frequentemente gera exclusão do Simples Nacional inesperadas.
5. Acompanhamento regular das publicações oficiais
   Acompanhe eventuais comunicados de exclusão do Simples Nacional por meio do Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN) e do Portal e-CAC. Assim, você se antecipa a possíveis notificações de irregularidades.
6. Contar com apoio de especialistas
   Empresas como a Zurich Contábil oferecem o suporte necessário para que todos os processos sejam geridos corretamente e com planejamento tributário alinhado às exigências do Simples Nacional.

Passo a Passo para Regularização Após a Exclusão

Receber a notícia de exclusão do Simples Nacional exige ação rápida e estratégica. Veja como regularizar a situação:

1. Identifique o motivo exato da exclusão do Simples Nacional
   Acesse o DTE-SN ou Consulte Notificações no Portal do Simples Nacional para identificar a ocorrência e o motivo da exclusão do Simples Nacional, informado em detalhes pela Receita Federal.
2. Adote providências imediatas para regularização
   Se o motivo for débito, efetue o pagamento ou solicite o parcelamento. Caso o problema seja erro cadastral ou atividade vedada, corrija as informações e documente as alterações.
3. Apresente defesa administrativa
   A legislação permite apresentar defesa em até 30 dias contados da ciência da exclusão do Simples Nacional. Elabore uma defesa fundamentada e protocole-a no órgão competente.
4. Solicite assistência especializada
   Com o apoio de uma contabilidade, como a Zurich Contábil, a preparação de documentos e o entendimento das exigências é facilitada, reduzindo chances de indeferimento.
5. Acompanhe o desenrolar do processo
   O resultado será publicado no mesmo ambiente digital. Mantenha-se atento para recursos e novas etapas.
6. Planeje a vida fiscal caso seja necessária a migração de regime
   Se não for possível retornar ao Simples, ajuste imediatamente o planejamento tributário para Lucro Presumido ou Real, evitando nova infração.

O Papel da Contabilidade Especializada para Evitar Riscos

Empresas que contam com a consultoria de profissionais experientes, como a Zurich Contábil, têm vantagens nítidas no cumprimento das regras do Simples Nacional. O escritório de contabilidade vai além do cálculo de impostos. Ele atua como parceiro estratégico, realizando:

• Monitoramento sistemático do enquadramento tributário, evitando que o crescimento da empresa gere surpresa negativa;
• Orientação sobre alterações legislativas, atualizando o empreendedor sobre novas exigências imediatamente;
• Gestão de documentos e análise do controle financeiro, garantindo precisão nas informações transmitidas aos órgãos fiscais;
• Elaboração e envio de defesas administrativas quando necessário, para tentar reaver o direito ao Simples;
• Atendimento personalizado às particularidades de cada caso, propondo sempre o caminho mais adequado para evitar riscos e garantir regularidade.

Escolher uma contabilidade que conhece profundamente o Simples Nacional evita prejuízos e contribui para o crescimento sustentável do negócio.

Conclusão

Manter-se regular no Simples Nacional exige atenção, disciplina e compreensão do ambiente legal brasileiro. Os motivos para exclusão do Simples Nacional normalmente envolvem inadimplência, extrapolação do faturamento, erros de enquadramento ou descuidos cadastrais, todos evitáveis com o devido planejamento e controle. A experiência mostra que agir proativamente — monitorando receitas, mantendo a documentação em dia e utilizando apoio especializado de contabilidades como a Zurich Contábil — é o caminho seguro para permanecer no regime e se beneficiar de suas vantagens.

Lembre-se: a regularidade não só protege contra os altos custos da exclusão do Simples Nacional, como também potencializa a competitividade e a reputação do seu negócio. Invista na gestão contábil como aliada estratégica e mantenha seu foco sempre no crescimento sustentável.

Perguntas frequentes